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一、存證信函的目的
存證信函最主要是要達成法律上『證據保存』及『告知』﹝一般告知、催告、解約等等﹞之責任，但因一般信函沒有第三人可以做證，對方可以推說未收到或不知情，但存證信函則可以透過郵局或公證人幫您存證一份作為寄送的證明，如此便可以證明我方已確實告知對方欲告知的事項﹝意思表示﹞，爾後如有爭議或訴訟時便可以當為證據。
二、何時該發存證信函
1. 催收各種款項：貨款、工程款、借貸、租金等。
2. 預告及告知事項：用以告訴對方我方已盡告知之義務﹝預防的功能﹞。
3. 合約的解除或違約事宜：合約的解除、不再續約，對方有違約情事等。
4. 確定時效：存證信函足以達成法律上的時效確定功能。
5. 其他事項：警告、回函、澄清、否認、爭議等事宜。
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